Этапы разработки приложения
Перед нами стояла задача разработать функционал приложения CRM Group Intergation для Битрикс24. Мы автоматизировали ряд процессов, которые позволили сотрудникам компании сократить временные затраты на ведение рабочих групп/проектов. Разработка функционала происходила в несколько этапов. Разработали функционал по созданию шаблонов групп и настройке роботов.
В карточки сущностей CRM были добавлены специальные поля: Client Group (для выбора рабочей группы для клиента) и Cooperation Partner Group (для выбора рабочей группы для партнера, который мог привести клиента).
Также мы разработали функционал автоматического создания на диске Битрикс24 раздела под документацию проекта с учетом удобной иерархии папок.
Разработка коснулась и функционала автоматической отправки приглашений при создании рабочей группы/проекта экстранет-пользователям, которые являются контактами в данной сущности CRM.
Шаблоны
Достаточно создать шаблон проекта — всю остальную работу теперь делают роботы! С помощью роботов можно в автоматическом режиме создавать новые рабочие группы/проекты для уже существующих сущностей CRM. Таким образом, создается полная копия группы со всей лентой сообщений, канбаном, стадиями задач группы-шаблона, универсальными списками. А менеджерам не придется вручную приглашать участников рабочей группы, поскольку они копируются и переносятся в группу/проект при создании.
Название группы генерируется на основе тех правил, которые указаны в настройках шаблона. Созданная группа привязывается к сущности CRM, для которой сработал робот. Это сделано для того, чтобы упростить работу сотрудникам компании и сократить временные затраты на внесение регулярных данных.
Гибкая привязка сущностей CRM и рабочих групп
Новые поля — новые возможности. Функционал приложения позволяет выбирать рабочую группу в карточке любой сущности CRM. Для этого в карточку сделки, контакты, компании и пр. добавлены специальные поля:
- Client Group — для рабочей группы клиента;
- Cooperation Partner Group — для выбора рабочей группы партнера.
Теперь можно выбирать рабочую группу из перечня существующих на портале либо создать ее из шаблона с помощью робота. Это уникальный функционал, который позволяет разделять клиентов и партнеров и создавать для них рабочие группы/проекты по готовым шаблонам групп.
Автоматизация создания новых групп с помощью шаблонов и роботов
"Вкалывают роботы, а не человек". Мы прекрасно понимаем, что создание групп под каждую сущность CRM — это трудоемкий процесс, который отнимает много ценного времени. Человек может ошибиться, а робот — нет (если он настроен корректно).
Мы сделали так, чтобы можно было задавать название шаблона проекта по своим параметрам и заготовленным данным (сообщения из ленты группы, канбан стадии задач, универсальные списки). Для каждой сущности CRM теперь можно выбирать эталонную группу для заполнения полей Client Group и Cooperation Partner Group. Менеджеру проще настраивать роботов, чтобы они автоматически создавали новые группы, чем выполнять все рутинные процессы вручную.
Кроме того, робот передаст ID созданной группы в следующий по очереди робот или бизнес-процесс. Таким образом, можно включить робота в любую действующую цепочку автоматизации, чтобы автоматически создавать, например, задачи в данной новой рабочей группе.
Автоматическая загрузка документов в отдельный раздел на диске Битрикс24
По умолчанию сущности CRM в Битрикс24 невозможно связать с разделами на диске автоматически. Поэтому менеджерам приходится создавать отдельный раздел вручную и загружать туда документацию по сущности CRM каждый раз. Чтобы автоматизировать процесс, теперь эту рутинную работу вместо менеджеров выполняют роботы. После создания рабочей группы робот автоматически создаст на диске нужную иерархию разделов, а в сущности CRM появится кнопка для быстрого доступа к разделу на диске.
Приглашение для экстранет-пользователей
Система не дает возможности автоматически отправлять приглашение экстранет-пользователю на E-mail, который указан в привязанном к сущности контакту — это можно сделать только вручную, через создание пользователя и выдачу ему доступа к рабочей группе. Мы добавили такую возможность, при этом пользователя можно сразу добавлять и в сущность CRM, и в рабочую группу. Вам нужно только указать Email пользователя. Достаточно настроить робота, чтобы делать это можно было в автоматическом режиме.
Настройка сущностей и прав доступа
Добавление администраторов приложения и делегирование прав происходит в разделе "Настройки". Благодаря простому управлению сделать это можно всего в пару кликов.
Управление пользовательскими полями в разрезе сущностей выполняется через минималистичный и интуитивно понятный интерфейс.
Чтобы упростить работу с сущностями, в приложении CRM Group Integration реализован функционал наследования рабочей группы у сделок из контакта или компании. Никаких двойных объемов работы.
Результаты
Нам была поручена задача по разработке функционала приложения CRM Group Integration для Битрикс24, и мы с ней справились! Наши разработчики автоматизировали рутинные бизнес-процессы и возложили эту работу на роботов. Менеджеру останется только создать шаблон группы и настроить роботов. Помимо этого, теперь приложение создает в автоматическом режиме папку на диске под рабочую группу/проект и приглашает экстранет-пользователей по E-mail сразу при указании его контактов в сущности с выдачей доступа к рабочей группе.
